日報機能


日報は、2016年に一度Accessで作成したことがありましたが、毎日、「A社●●手続き、10:00-10:15」等を20レコード以上入力しなければならず、また「思い出しながら」も手伝い、入力に20分以上は必ず、かかっておりました。

 しくみアレンジの日報は、日々の作業タスクの記録や、問い合わせ履歴からレコードをセットし、掛かった時間をメンテするだけですので、3分程度で完了します。(弊所では、入力に掛かった時間をカウントし格納する項目を付けており、早く入力したほうが評価にて有利という制度を設けています。)

 また、出勤時間から退勤時間-休憩時間が、日報の合計時間と合致するかのチェック機能もあるので入力漏れ防止となります。

 現状、標準機能ではないですが、弊所では日報入力するレコードから、経費精算できる機能を実装しており、顧客先へ訪問した際の交通費を簡単精算出来る様にしております。この経費精算伝票は、日報のレコードとリンクしているので、管理者は「本当にこの経費は業務で利用したのか」を確認する作業が簡便化されます。そして、スタッフから後で「半年前の精算が漏れてました」等の面倒な処理が減ります。

 


利用しているメンバーの声(入社11年4か月管理スタッフ)

作業タスクを管理し、日報を入力するようになってから、作業者がいつ何をやっているかが分かるようになりました。日報データは、①取引先毎の分析を行って顧問料の適正化を計る。②作業タスク毎の分析をして作業の標準化を図る。③スタッフ毎の分析を行って人事評価を行う。の3つの視点に利用しています。スタッフには、毎月、BIツールにて、Kintoneの日報データを見れるように設定し、自身がどんな動きをしていたかを具に分析し、今月の活動に自主的に活かす取組を始めております。

 

 弊所は小さな事業所向けのサービスが多く、日々、多くの事業所に向けて沢山の作業を行っていますので、誰が何の作業をしたかを見るのは、統合管理しないとトラブルが発生しやすい状態です。また、各スタッフが、自身で作業を管理する為にも、共通システムのルールの基に行った方が良いです。

 

 初めは「こんなの面倒なこと登録出来ない」と意見(表情)も出ますが、システムに入力しない場合は各自が、作業を忘れないために、手帳にメモしたり、Excelにメモしたりしています。その作業をシステムに登録したらよいので、管理工数は「同じ」。後で見返す時間や、他者に共有する時間(辞める際の引継ぎ等)を考えると明らかにシステム管理の方が有利ですので、トップダウンで進めました。