【序章】
業務を行うにあたって、様々な資料を様々な形で受領します。紙、FAX、メールでのやり取りに始まり、slack、chatwork、Microsoft Teams、Salesforce、LINE、LINEWORKS、Whatapp、facebookメッセンジャー、Zoho、ショートメッセージサービス、マイコモン等、記載しきれないほど増えております。また、全てのツールを有料化すると、費用がかかりすぎます。世の中は、本当に便利になっているのかと怪しくなるばかりです。
【やり取りのプラットホームの統一化は難しい】
また「弊社は、chatworkかメールでやり取りする」と説明しても、「 LINEはだめなの？」と問われると、そんなに採算が取れない顧客なら「ルールですし、属人化しちゃいますから」と断れますが、どうしても契約したい顧客の場合「連絡ツールの話で契約 NGにはしたくない」ので、間口を開けがちです。
そして、いつの間にかツール増えています。残念ながらこれに対して、弊社は何も解決策を持ち合わせておりません。熾烈なツール対決の中、強者ツール数社が残るのを待っている状態です。
【工夫】
そんな中、弊社の抗いとしては、kintone（しくみアレンジ）にメール、chatwork、slackのやり取りは全て自動連携させ、各顧問先毎に履歴が見れるようにしています。この為、ほとんど kintoneを見れば、95％以上は見れるようにしています。Microsoft Teams、LINEあたりは同じような設定をしないといけないなと感じておりますが、開発の御機会をうかがっている次第です。
【紙媒体】
デジタルツール乱立の状況となっておりますが、従来の紙媒体についても非常に難儀です。
コロナ前の外で訪問ばかりの仕事をしていた頃は、顧客先で預かった紙媒体を、「作業報告書」に預かり書類の名称と枚数を記録し、先方担当者に印をもらって帰る、そしてスキャンを取って、その書類を返却する。返却時に返却資料を確認する等の対応をしており非常に工数が掛かっておりました。
その後スマホでスキャンデータっぽく取れるアプリで写真を撮影し、社内ドライブに保存するなどの対応に変わりましたがやはり訪問で紙媒体を出されると非常に手間が生じます。
コロナ禍を経て、連絡ツールでのやり取りが増えているのはよかったことと感じます。しかしながら、紙媒体での申請はまだ多く残っており、紙媒体での公文書納品等非常に手間がかかるのは言うまでもありません。
【受領リストの機能・効果】
しくみアレンジの「受領リストアプリ」は、紙で届いた書類などを郵便物を受け取る担当者が登録すると、各顧客のSlackチャンネルに通知が届き、処理が進んだことを確認できる仕組みです。お中元やお歳暮の管理についても、同様にできますので、顧客担当者が、自然と「お歳暮有難うございました」とお礼の言葉を出すことができます。
この御説明をする際、いつも「お歳暮送ったのに、お礼も出来ないのか」と、先輩社長より指導を受けたことを思い出します。この為、「お礼状」のチェックボックスをつくり、お礼状を送ったかどうかの区分も設けました。
【kintoneの自由度】
弊社のしくみアレンジは kintoneで構築しているアプリパッケージです。専用のスクラッチ開発ではないため、 kintoneの特徴による制約はあるものの、kintoneの自由度も活かしております。パッケージを軸に貴社のオリジナルのアプリや項目を設けカスタムすることができます。
この為、「受領リスト登録時、お歳暮、お中元区分なら、自動的にメールでお礼状を送付する」などの機能も追加実装することもできます。
名の通り、しくみをアレンジできますので、御気軽にアイデアなどを教えていただきたいです。
「しくみアレンジ」が一助になれますと幸いです。