【請求書発行の序章】
サラリーマンから社労士事務所を開業して、最初に大きなギャップを感じたのが「経理作業」や「請求書発行」でした。全てを一人で行わなければならず、どうしても営業や顧客対応よりも後回しになりがちな業務です。「誰か代わりにやってくれたらいいのに」と思う一方で、これは非常に重要な仕事であり、結局は自分で、あるいは親族にお願いして対応するケースが多いのではないでしょうか。
また、こうした経理や請求の「管理コスト」も含めて作業単価を見積もる必要があると気づくのも開業後のことです。しかし、最初の見積時には「この金額を請求していいのだろうか」と萎縮してしまい、初めての請求はとても緊張したのを覚えています。
【請求金額の決定】
開業したての一人事務所では、請求金額の決定もすべて自分。だからこそ、費用交渉を受ける機会が多くなります。社労士業の中心は手続き代行や給与計算、就業規則作成といった「事務作業」であり、仕入れコストがないため、簡単に値引きできてしまうのも悩みどころです。だれか決めてくれた金額を見積にして「これ会社の決まりなんで」という顔で交渉できるとどんなに楽だろうと思ったのを覚えています。この点で、芸能人は営業・マネージャーが費用交渉するのだなとしくみに関心したりしました。
弊所の社労士業サービスは、利ザヤが浅いサービスなので、営業担当者を雇うのは難しいけれど、従業員に見積りを担当してもらう仕組みを作ることは重要だと痛感しています。
【請求金額伝え漏れ】
社労士業はお客様との距離が近く、相談が盛り上がる中でつい「請求金額を伝え忘れた…」という事態が起こりがちです。作業前ならまだしも、作業後に気づくと「後出しじゃんけん」のような気持ちになります。作業後の費用提示は「このくらいの金額になります」と伝えた途端に「そんな話は聞いていない」とお叱りを受けることもあり、事前に金額を明示する仕組みの必要性を強く感じるようになりました。
特に、助成金申請においては、作業を請け負った際にお話しした手数料を、１年以上後に受給時に手数料を計算して御請求するようになりますが、「当時の手数料率何％で伝えたっけ？」と、請求書を発行する際に焦ることもしばしばあります。
このことから、「しくみアレンジ」では手続きや、助成金申請の作業タスクを登録する際に、手数料、手数料率を登録できるしくみとなっております。
【請求書発行漏れ】
せっかく御請求金額を交渉して、作業したのにもかかわらず、請求書の発行を忘れてしまうことがあります。社労士業は、顧問契約というサブスクリプション型料金形態で契約を締結し、日々の手続き数に応じた従量課金をしない場合は、都度の御請求が漏れがちです。算定や労働保険手続きの際に、まぎれたスポットの手続きや、助成金の支給申請後に、支給決定通知書が6カ月後に事業所に届き、社労士事務所に連絡がないことから、入金連絡がなく、いつの間にか時間がたち、３年後、布団の中で気づき、そのまま枕を濡らすこともあります。弊所でも、何度もありますし、覚えていない範囲もあります。
「しくみアレンジ」では、作業開始時に手数料を登録しておけば、作業完了時に「請求書発行依頼を発行しますか」とメッセージが表示されて、そのまま請求書発行依頼伝票を申請することができます。
助成金については、就業規則変更の際、助成金受給の際等複数回発生することも想定し、請求発行依頼がタイミングの都度発行できるようなしくみを有しており、請求漏れは、ほぼ無くなります。
【請求書発行依頼アプリ】
請求書発行依頼は、各スタッフから申請して頂き、承認者＝所属長等、決裁者＝代表先生等、の承認を経て、最後、管理部にて確認し、請求書を発行することを想定した「しくみ」となっております。しくみアレンジでは請求書は発行する機能は有しておりませんが、請求書発行依頼データを貴社にてご利用中に請求書発行システムに連携することもカスタマイズ検討出来ます。
せっかく作業したのに請求を忘れてしまうことは、貴事務所において、貴事務所の従業員様において、勿体ない事です。「しくみアレンジ」が一助になれますと幸いです。